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Formen der schriftlichen Bewerbung
Die schriftliche Bewerbung - egal ob per Post oder Online - ist Ihre Eintrittskarte zu einem persönlichen Gespräch. Hier finden Sie Tipps, Muster und Vorlagen um sich selbst gut zu vermarkten.
Die schriftliche Bewerbung kann in drei Arten - je nach Anforderung des potentiellen Arbeitgebers erfolgen.
- Die "klassische Bewerbeung" per Post mit Anschreiben und Bewerbungsmappe, in der sich Lebenslauf, Zeugnisse und evtl. Referenzen befinden
- Die Bewerbung per E-mail, bei der das Anschreiben als E-mail-Text verfasst wird und Lebenslauf und Zeugnisse in Form von PDF-Dateien als Anhgang eingefügt werden
- Die Online-Bewerbung auf der Website des Stellenanbieters oder eines Stellenportals. Hier werden alle erforderlichen Angaben - Anschreiben, Lebenslauf - in ein Formular eingetragen und Anlagen wie Zeugnisse und Bewerbungsfoto als PDF- bzw. Grafikdateien (z.B. Foto als JPG) mit gesendet.
Bewerbung per Post
Bewerbung in Papierform, deren Bestandteile häufig in einer Bewerbungsmappe verbunden sind. Diese Form der Bewerbung erfordert Entscheidungen über die angemessene Papiersorte (Gewicht, Qualität), das Layout (in Deutschland meist angepasst an DIN 5008), die Druckqualität (Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) und die Hülle (aufwändige Bewerbungsmappe oder einfacher Kunststoffhefter).
Es sollte darauf geachtet werden, dass die Unterlagen nicht den Eindruck mehrfacher Verwendung erwecken (Gebrauchsspuren wie Knick in Papier oder Hülle). Dies kann zur Ablehnung der Bewerbung aus formalen Gründen führen.
Allgemein gilt:
- Gibt es eine schriftlich formulierte Vorgabe für die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen, ist diese exakt einzuhalten.
- Die Auslegung des Gleichheitsgrundsatzes in den verschiedenen Ländern variiert. Hier ein Beispiel anhand von Bewerbungsfotos:
- In den USA muss, sofern es nicht ausdrücklich erwünscht ist (Schauspieler, Au-pairs), auf das Bewerbungsfoto verzichtet werden. Grund ist die Rechtsauffassung der US-Bürger, die bei der Vermutung einer Diskriminierung juristische Schritte gegen die Unternehmen einleiten würden.
- In Deutschland wird nur bei wenigen Stellenausschreibungen ausdrücklich von der Verwendung eines Fotos abgeraten – ein Bewerbungsfoto ist selten Bedingung, aber ein allgemein akzeptiertes und häufig praktiziertes Mittel der Selbstdarstellung. Der Verzicht auf das Foto würde dabei einer Chancenminderung gleichkommen.
Deckblatt
Die Hauptfunktion des Deckblattes ist es, einen Höhepunkt zu setzen:
- ein bestimmtes Detail der Bewerbung hervor zu heben (Details der Persönlichkeit wie Name und Foto)
- einen Gegensatz zu den folgenden (mit vielen Details gefüllten) Seiten zu bilden.
Die Verwendung eines Deckblattes ist keine Bedingung, es soll nur den Eindruck steigern.
Anschreiben
Das Anschreiben soll einen ersten Eindruck vom Bewerber vermitteln und beschränkt sich in aller Regel auf den Umfang einer DIN-A4-Seite.
Das Anschreiben sollte realistisch und selbstbewusst sein. Sie sollten unbedingt darauf eingehen, was über die Stelle - z. B. aus der Ausschreibung in der Zeitung - bekannt ist:
- Was ist für Sie daran interessant und verlockend?
- Wieso wollen Sie ausgerechnet diesen Beruf erlernen?
- Welche beruflichen Ziele haben Sie?
- Welche Qualifikation haben Sie für diese (Lehr)stelle (evtl. Nachweise vorlegen)?
- Wann wird Ihre Schulausbildung beendet sein (wann könnten Sie die Stelle antreten)?
Am Schluss des Anschreibens sollten Sie um eine Gelegenheit bitten, sich persönlich vorstellen zu dürfen.
Vorteilhaft sind immer Angaben über besondere Aktivitäten, z. B. im Sportverein, in der Jugendarbeit oder der Kirchengemeinde. Ehrenämter zeigen, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber bereit ist, sich zu engagieren.
Das Anschreiben wird der zusammengehefteten Bewerbungsmappe beigelegt, es wird nicht mit eingeheftet.
Foto
Nur in Ausnahmefällen (Beispiel Sedcard) ist ein Foto Bedingung für eine Bewerbung. Dass trotzdem fast alle Ratgeber und Informationsquellen zur Verwendung eines Fotos raten, liegt unter anderem daran, dass ein Bewerbungsfoto ein ideales Mittel zur Selbstdarstellung ist:
- Durch die Übermittlung nonverbaler Informationen soll die Eignung des Bewerbers unterstrichen werden (Beispiel Soft Skills).
- Nonverbale Informationen können auch mit anderen Mitteln transportiert werden (beispielsweise Arbeitsproben), aber nur ein Portraitfoto besitzt universelle Eigenschaften (passt zu jedem Berufsbild und kann von jedem Bewerber geliefert werden)
Bei der Standardbewerbung wird das Foto rechts oben auf dem Lebenslauf befestigt. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, sollte das Portrait nach links gewandt sein (also in den Lebenslauf zeigen). Bei der Größe empfiehlt sich ungefähr 4,5 × 6,5 cm. Anders sieht es bei der Deckblattgestaltung aus. Hier ist das Foto größer und in der Gestaltung freier. Sowohl die Blickrichtung als auch das Format (Quer, Hochkant, quadratisch) können abweichen.
Beispiele für Bildformate
Lebenslauf
Der Lebenslauf enthält die biografischen Daten sowie die beruflichen Qualifikationen des Bewerbers. Neben den persönlichen Daten bietet er Informationen über die Ausbildung und den beruflichen Werdegang. Daneben können besondere Qualifikationen (wie Fremdsprachen oder Computerkenntnisse) sowie persönliche Interessen dargestellt sein. Besondere Qualifikationen werden nur angegeben, wenn sie überragend sind, zum Beispiel wenn ein Vorstellungsgespräch in der angegebenen Fremdsprache geführt werden kann. Ansonsten hängen alle besonderen Kenntnisse eng mit dem Anforderungsprofil zusammen. Auch wird der Lebenslauf genutzt, um offensiv mit Lücken im Lebenslauf umzugehen. Redundanzen zu den bereits im Anschreiben genannten Aspekten sollen soweit als möglich vermieden werden.
Wird eine dritte Seite verwendet, werden die besonderen Qualifikationen in dieser beschrieben.
Der Lebenslauf ist meist in Tabellenform aufgebaut und zeigt die Stationen der Ausbildung und der Berufstätigkeit in chronologischer oder umgekehrter Reihenfolge („amerikanische“ Form). In besonderen Fällen kann ein handschriftlicher und/oder ausformulierter Lebenslauf gewünscht sein. Der Lebenslauf ist persönlich zu unterschreiben und mit aktuellem Datum zu versehen.
Ausführlichere Infos sowie ein verwendbares Muster (Word-Dokument) zum Lebenslauf
Dritte Seite
Der Begriff Dritte Seite wird sowohl als formaler Gliederungspunkt in der Reihenfolge Anschreiben, Lebenslauf, dritte Seite und Anhang wie auch als eigenständige inhaltliche Bezeichnung verwendet. Die Dritte Seite ist eine neue Erscheinung, die erst seit den 1990er-Jahren häufiger in Bewerbungen verwendet wird. Sie steht neben Anschreiben und Lebenslauf als weitere Seite zur Darstellung der eigenen Person, Motivation, Qualifikation oder anderer persönlicher Eigenschaften zur Verfügung. Verwendet werden als Ãœberschriften zum Beispiel: „Was Sie noch über mich wissen sollten“ oder "Meine Motivation".
Die Verwendung der Dritten Seite ist umstritten. Einige Personalverantwortliche sehen sie nicht gern, weil sie dem Bewerber erlaubt, seine Vorzüge über die üblichen Konventionen hinaus ausführlich darzustellen, was als unfairer Vorteil gegenüber Mitbewerbern bewertet wird. Andere hingegen sehen in der Dritten Seite die Chance, etwas mehr über den Bewerber zu erfahren.
Ursprünglich entstand die Dritte Seite in den USA, wo es unüblich ist, der Bewerbung ein Anschreiben beizufügen. Daher kann es hier durchaus genügen, die Inhalte einer Dritten Seite in einem gut formulierten Anschreiben darzustellen und auf die Dritte Seite zu verzichten.
Kompetenzprofil
Das Kompetenzprofil, auch Qualifikationsprofil genannt, geht einen anderen Weg als die erstgenannte Dritte Seite. Als Ergänzung zum Anschreiben und Lebenslauf gefertigt, stellt es ausschließlich das Fachwissen und die Schlüsselqualifikation mit persönlichen Erfolgen und Verantwortungen thematisch zusammen. Anders als der chronologische Lebenslauf, bietet es dem Personalentscheider den Vorteil, die Kompetenzen dem jeweiligen Anforderungsprofil der Aufgabenstellung direkt gegenüberzustellen und dabei alle gleichartigen Erfahrungen auch über mehrere Positionen hinweg inhaltlich zusammenzufassen. Es ist daher für jede Bewerbung individuell zu erstellen.
Die Reihenfolge der Gliederung wird dabei durch die Wichtigkeit der Begriffe oder durch den Aufbau des Stellenangebots bestimmt. Die wesentlichen Gliederungspunkte sind Fachkompetenz, Methodenkompetenz, soziale Kompetenz und persönliche Kompetenz.
Anhang
Im Anhang stellt der Bewerber alle Urkunden zusammen, die für die Qualifikation von Bedeutung sind. Das gilt vor allem für Urkunden, die den Abschluss einer Ausbildung belegen, also vor allem das letzte Schulzeugnis oder die Urkunde, mit der die Berufsausbildung nachgewiesen werden kann. Bewerber mit Berufserfahrung legen alle (oder nur die relevanten) Arbeitszeugnisse bei. Schließlich können weitere Nachweise wie der Führerschein oder ein Sprachdiplom beigefügt sein, wenn das für die Stelle von Bedeutung ist.Die Urkunden werden nie als Original, aber auch nicht mehr als beglaubigte Kopie versandt. Bei einer elektronischen Bewerbung ist das ohnehin nicht möglich und bei einer schriftlichen Bewerbung schicken Bewerber einfache Fotokopien, wenn nicht ausdrücklich eine andere Form gewünscht ist.
In einer Kurzbewerbung wird der Anhang weggelassen. Zugleich wird deutlich gemacht, dass diese bei Interesse zeitnah zur Verfügung gestellt werden.
Referenzen
Referenzen können die Form von Arbeitsproben (oder deren bildliche Darstellung) oder der Benennung von Projekten und Stationen (der eigenen Laufbahn) haben. Ähnlich dem Foto ist eine Referenz selten Bedingung für eine Bewerbung, aber hilfreich bei der Selbstdarstellung. Zum einen kann das Renommee einer früheren Arbeits- oder Ausbildungsstelle von Vorteil sein, zum anderen kann eine Arbeitsprobe die Kompetenz unterstreichen.- Arbeitsproben sind in verschiedensten Berufen möglich. In Medienberufen (Fotos, Filme, Druckerzeugnisse, …) und künstlerische Berufen (Audio, Video, …) ebenso wie im Handwerk (Fotos von Mustern, …) und Berufen aus dem Softwarebereich (Spiel, Datenbank, …).
- Bei der Benennung von Projekten und Stationen können diese aufgezählt werden oder in Form von schriftlichen (Teilnahme-) Bestätigungen der Bewerbung beigelegt werden.
Bewerbung per e-Mail
Die Bewerbung per E-Mail ist eine einfache und schnelle Alternative zur Bewerbung per Postweg. Wegen der elektronischen Ãœbermittlung sind einige Formalitäten entbehrlich. So kann das Anschreiben regelmäßig als gewöhnlicher E-Mail-Text verfasst werden, wobei die Konventionen des E-Mail-Verkehrs gelten. Der übrige Teil der Bewerbung wird meist als Datei-Anhang mitversandt; dabei sollte besonders auf Virensicherheit geachtet werden.
Als Dateiformat setzt sich immer mehr das PDF-Format durch, das die einheitliche Wiedergabe des Layouts vereinfachen kann und mit kostenlos verfügbaren Programmen praktisch von jedem Computer-Nutzer geöffnet werden kann. Einige Bewerber verschicken auch das Anschreiben als PDF-Datei; im eigentlichen E-Mail-Text wird dann ein zusätzlicher Begrüßungstext formuliert, der auf den Inhalt des Anhangs verweist.
Aus Gründen der Kompatibilität wird der eigentliche E-Mail-Text meist im einfachen Text-Format versandt. Für die vom Bewerber selbst verfassten Anlagen (Lebenslauf, Dritte Seite) gelten die Konventionen der schriftlichen Bewerbung. Die weiteren Anlagen (Zeugnisse) werden als Scan elektronisch verfügbar gemacht.
Im Gegensatz zur schriftlichen Bewerbung ist die E-Mail-Bewerbung nicht ohne Weiteres akzeptiert, so dass Bewerber vorher klären sollten, ob und in welcher Form eine E-Mail-Bewerbung gewünscht ist.
Tip:
Wir empfehlen zum Erstellen von PDF-Dateien die freie Software "Pdf-Creator", die Sie HIER herunterladen können.
online-Bewerbung
Große Firmen sind aus Kostengründen bemüht, den aufwendigen (und meist individuellen) Prozess der Personalentscheidungen zu schematisieren. Aus diesem Grunde wurden spezielle Kontaktformulare entwickelt, die auf der Homepage des Unternehmens ausgefüllt werden müssen. Je nach Art des Formulars können Texte (ASCII) und Dokumente (meist als PDF oder JPG) versendet werden.
Das Onlineformular ist für diese Firmen ein mittlerweile weitgehend akzeptiertes Selektionsinstrument. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des Marktforschers Easyquest (2005). Die Studie bezieht sich auf Unternehmen in den europäischen Staaten Dänemark, Italien, Schweden, Norwegen, Deutschland, den Niederlanden und Belgien. Von 1635 Personalmanagern sprachen sich rund 50 Prozent für die Bewerbung in digitaler Form aus. Hervorgehoben wurde die einfachere Verarbeitung von digitalen Bewerbungen im internen Gebrauch.
Es empfiehlt sich, den Text außerhalb des Online-Formulars zu verfassen und per Copy/Paste hineinzukopieren. Zu schnell ist eine Absende-Schaltfläche aktiviert (manchmal durch bloßes Drücken der Eingabetaste im Text) und eine halbfertige, im Rohentwurf befindliche Bewerbung geht beim Adressaten ein. Wenn sich das mehrfach wiederholt, weckt es Zweifel an der Kompetenz des Bewerbers im Umgang mit neuen Medien. Auch ermöglicht es eine ausreichend schnelle Eingabe, bevor die Sitzung verfällt und von vorne begonnen werden muss. Ebenso kann so die Eingabe bei technischen Fehlern leicht wiederholt werden. Zudem hat man so eine eigene Version, anhand derer man sich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vorbereiten kann.
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